OVB Allfinanz, a.s. ČR

Informační memorandum o ochraně osobních údajů klientů

Informační memorandum o ochraně osobních údajů klientů OVB a pravidlech jejich zpracování

Celý obsah informačního memoranda - Rozbalit jako PDF

Za účelem řádného nakládání s osobními údaji si Vás dovolujeme informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ve společnosti OVB Allfinanz, a.s. (dále jen „OVB“ nebo „společnost“) ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších p ředpisů a o pravidlech nakládání s osobními údaji dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/E S (dále jen „GDPR“) účinným od 25. května 2018.

Obsah

  1. Zpracování osobních údajů
  2. Rozsah zpracovávaných údajů
  3. Rodné číslo
  4. Účely zpracování
  5. Zpracování osobních údajů se souhlasem Klienta
  6. Zpracování osobních údajů nezletilých
  7. Odvolání souhlasu
  8. Lhůty
  9. Bezpečnost a ochrana osobních údajů
  10. Zpřístupnění a zpracování třetími osobami
  11. Předávání osobních údajů do jiných zemí
  12. Povinnosti Klienta

V případě, že budete požadovat vysvětlení nebo více detailů o některé konkrétní oblasti, obraťte se na nás prosím písemně na adre su OVB Allfinanz, a.s., Baarova 1026/2, Praha 4 – Michle, PSČ 140 00, nebo telefonicky na číslo +420 241 094 194 nebo e-mailem na osobni.udaje@ovb.cz.

Účelem tohoto dokumentu je seznámení klientů OVB, potenciálních klientů OVB (dále jen „Klient“) a smluvních partnerů OVB s pravidly pro získávání, zpracování a ukládání osobních údajů a zejména s informacemi o tom, jaké osobní údaje OVB hromažďuje, k jakým účelům, z jakých zdrojů je získává, jakým způsobem OVB zajišťuje bezpečnost osobních údajů, jakým způsobem osobní údaje zpracovává, jakým subjektům osobní údaje Klientů předává a dále jaká jsou práva Klientů ve vztahu k jejich osobním údajům zpracovávaným ze strany OVB.

  1. Zpracování osobních údajů

    1. Poskytování služeb ze strany OVB je možné pouz e ve spolupráci s Klienty a s využitím informací získaných od Klientů, smluvních partnerů a dalších třetích osob.
    2. Za účelem poskytování služeb vystupuje společnost OVB vůči Klientům jako správce osobních údajů a její finanční poradci jsou vůči Klientům OVB v postavení zpracovatele. O pravidlech pro získání Vašich osobních údajů a jejich dalším zpracování Vás budou naši finanční poradci informovat v průběhu Vašeho prvního setkání.
    3. V souladu se zákonnými pravidly pro zpracování osobních údajů zpracovává OVB minimální rozsah osobních údajů svých Klientů po minimální zákonem stanovenou dobu, a to způsobem, který nezasahuje do práv Klientů nad nezbytnou míru a zajišťuje maximální ochranu a důvěrnost zpracovávaných informací.
    4. V rámci zpracování osobních údajů dochází při činnosti OVB ke shromažďování a ukládání údajů, jejich zpřístupňování oprávněným osobám, vyhledávání, třídění, kombinování, pozměňování, blokování, archivaci a likvidaci.
    5. Osobní údaje poskytnuté společnosti OVB jsou zpracovávány nejen za účelem poskytnutí služeb, ale i za účelem zlepšování kvality klientského servisu a marketingovým účelům společnosti OVB, jak je upraveno dále v tomto dokumentu.

  2. Rozsah zpracovávaných údajů

    1. Zpracování osobních údajů je klíčové pro řádné poskytnutí služby a je prováděno v rozsahu nezbytném ke splnění smluvních závazků OVB vůči Klientům a k plnění zákonných povinností a ochraně oprávněných zájmů OVB.
    2. Pro řádné vedení Klientské evidence a Klientského spisu zpracováváme osobní údaje nutné k řádnému plnění smluvních povinností. V případě plnění zákonných povinností není souhlas Klienta se zpracováním jeho osobních údajů v minimálním předepsaném rozsahu vyžadován.
    3. Sdělení údajů přesahujících rozsah nutný k řádnému poskytnutí služeb OVB je dobrovolné a jejich poskytnut í může přispět ke zvýšení kvality poskytovaných služeb a optimalizaci výběru produktů pro ndividuální potřeby každého Klienta. Takové zpracování údajů nad zákonem požadovaný rozsah je podmíněno udělením výslovného souhlasu ze strany Klienta.
    4. V případě kontaktu mezi OVB a zájemcem o poskytnutí služeb (potenciálním Klientem) zpracovává OVB tyto osobní údaje za účelem splnění smluvních povinností:

      • Jméno a příjmení;
      • Rodné číslo;
      • Číslo občanského průkazu, údaj o vydavateli průkazu a datum jeho vydání;
      • Bydliště;
      • Telefon;
      • E-mail; a
      • Státní občanství.

    5. Nad rámec údajů uvedených v bodu 2.4 může Klient poskytnout i další údaje sloužící k tomu, abychom mohli správně vyhodnotit potřeby Klienta a doporučit nejvhodnější produkt a službu. Do této kategorie údajů spadají zejména, niko li však výlučně tyto údaje:

      • Informace o povolání a zda je Klient zaměstnanec nebo osoba samostatně výdělečně činná;
      • Druh vykonávané činnosti/pozice;
      • Údaje o zdravotním stavu;
      • Provozovaný sport;
      • Informace o dosaženém vzdělání a kvalifikaci;
      • Informace o výši příjmu; a
      • Informace o počtu potomků a jejich základní identifikační údaje.

  3. Rodné číslo

    1. Zpracování rodného čísla je možné pouze pro specifické a zákonem předepsané účely. Rodná čísla svých Klientů zpracováváme za účelem řádného poskytnutí sjednaných služeb a pro splnění právních povinností uložených zejména zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zákonem č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu, zákonem č. 427/2011 Sb., o doplňkovém penzijním spoření. Vzhledem k tomu, že rodné číslo je unikátním identifikačním údajem, může sloužit jako ideální údaj pro jednoznačnou identifikaci Klienta, a vylučuje tak možnost záměny, například v případě shodného jména a příjmení více Klientů. Zpracování rodného čísla pro účely vyhledávání v klientské databázi je možné pouze se souhlasem Klienta, který vám bude předložen při jednání s finančními poradci OVB.

  4. Účely zpracování

    1. Zpracování osobních údajů Klientů je prováděno primárně zprávního titulu plnění smlouvy o poskytování poradenství v oblasti pojištění, zprostředkování produktů a služeb partnerskými společnostmi OVB.
    2. Zpracování osobních údajů je dále prováděno z titulu oprávněného zájmu naší společnosti, v nezbytném rozsahu b ez souhlasu Klienta, a za účelem:

      • uzavření nebo plnění smlouvy s Klienty a předcházení vzniku škod na majetku Klientů;
      • plnění povinnosti postupovat obezřetně při posuzování bonity Klientů a schopnosti a ochoty plnit své závazky;
      • ochrany práv partnerských společností;
      • rozvoje a optimalizace poskytovaných produktů a služeb;
      • marketingu; a
      • vedení Klientských spisů, Klientského servisu.

    3. Některé typy zpracování Vašich osobních údajů provádíme, protože nám to ukládá zákon nebo jiná právní povinnost, zejména za účelem:

      • plnění oznamovacích povinností vůči České národní bance, finančnímu arbitru, orgánům veřejné moci a plnění povinností týkajících se výkonu rozhodnutí;
      • splnění povinností při identifikaci a kontrole Klienta dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
      • splnění archivačních povinností;
      • vedení účetnictví;
      • zpracování stížností a reklamací; a
      • řešení sporné agendy, vedení soudních či jiných sporů, včetně plnění povinnosti v rámci dožádání orgány činnými v trestním řízení a sdělování významných skutečností pro soudní řízení.

    4. V rámci zpracování osobních údajů dochází v rámci naší činnosti k automatizovanému zpracování osobních údajů, tedy k vyhledávání a dalším operacím prováděným prostředky informačních technologií. V rámci automatizovaného zpracování nicméně nedochází k rozhodování o nakládání s osobními údaji a hodnocení osobních údajů prostředky výpočetní techniky bez lidského zásahu.

  5. Zpracování osobních údajů se souhlasem Klienta

    1. I přes skutečnost, že většinu osobních údajů jsme povinni zpracovávat a uchovávat za účelem plnění smlouvy a z důvodu oprávněného právního zájmu, některé údaje je možné zpracovávat pouze se souhlasem Klienta. Jedná se například o údaje související se životním stylem Klienta a další informace, které nejsou nutné pouze k identifikaci Klienta, ale k posouzení možných rizik souvisejících se sportovními aktivitami nebo cestováním.
    2. Odmítnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů nad rámec nutný k plnění smluvní povinnosti nemá za následek odmítnutí poskytnutí našich služeb, nicméně v případě nedostatku informací nemůžeme zajistit optimální poskytnutí služby a volbu nejlepšího produktu pro Vaše specifické potřeby.

  6. Zpracování osobních údajů nezletilých

    1. V určitých případech jsou Klienti dotazováni na osobní údaje svých dětí a dalších osob, kterým je Klient zákonným zástupcem. OVB tyto údaje zpracovává pouze v nejmenším možném rozsahu a pouze na základě výslovného souhlasu zákonného zástupce.

  7. Odvolání souhlasu

    1. V případě, že Klient nadále nesouhlasí se zpracováním osobních údajů, ke kterému udělil souhlas, může udělený souhlas kdykoli odvolat oznámením učiněným na adrese společnosti OVB Allfinanz, a.s., Baarova 1026/2, 140 00 nebo e-mailem na adrese osobni.udaje@ovb.cz nebo telefonicky na čísle +420 241 094 194.
    2. Po odvolání souhlasu provedeme likvidaci údajů poskytnutých na základě souhlasu. Odvoláním souhlasu se zpracováním osobních údajů nedojde k likvidaci všech osobních ú dajů zpracovávaných za účelem plnění právních povinností (například pro účely dokazování v rámci soudního řízení nebo daňové kontroly).

  8. Lhůty

    1. Osobní údaje OVB uchovává pouze v nezbytném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu ke splnění zákonem uložených povinností pro správce osobních údajů, tedy po dobu trvání smlouvy u jednotlivých poskytnutých produktů a po dobu 10 let od okamžiku zániku smlouvy.
    2. OVB uchovává osobní údaje poskytnuté se souhlasem Klientů po dobu uvedenou v souhlasu.
    3. V případě odvolání souhlasu okamžitě ukončíme zpracování osobních údajů pro účely, pro které souhlas odvoláte.
    4. Po uplynutí úložní lhůty jsou veškeré osobní údaje Klienta zlikvidovány nebo anonymizovány, čímž je identifikace osoby a možnost užití jejích osobních údajů trva le znemožněna.

  9. Bezpečnost a ochrana osobních údajů

    1. Společnost OVB přijala veškerá vhodná organizační a technická opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů svých Klientů.
    2. K osobním údajům mají přístup pouze osoby kompetentní k poskytování služeb danému Klientovi a partnerské společnosti dlouhodobě spolupracující s OVB, dále uvedené v článku 10. Dbáme na to, aby všechny osoby, které jakýmkoli způsobem přijdou do styku s osobními údaji Klientů, dodržovaly standardy pro zajištění bezpečnosti na vysoké úrovni.
    3. Všichni naši smluvní partneři a finanční poradci OVB jsou smluvně vázáni slibem mlčenlivosti. V případě, že by i přes tato přijatá opatření došlo ke vzniku škody způsobené nesprávným zpracováním, zpřístupněním nebo zveřejněním osobních údajů, zavazujeme se vzniklou škodu nahradit a poskytnout veškerou součinnost Klientovi k odstranění závadného stavu.
    4. V případě, že dojde k neoprávněnému zásahu nebo úniku osobních údajů Klienta a taková situace bude představovat riziko pro Vaše práva a svobody, oznámíme takovou událost obratem Vám a Úřadu pro ochranu osobních údajů.
    5. Oznámení podle bodu 9.4 se nevyžaduje, je-li splněna některá z těchto podmínek:

      • společnost zavedla technická a organizační ochranná opatření, na základě kterých jsou osobní údaje nesrozumitelnými pro kohokoli, kdo není oprávněn k nim mít přístup, jako jsou například šifrování nebo pseudonymizace, a tato opatření byla použita;
      • společnost přijala následná opatření, která zajistí, že riziko pro práva a svobody Klienta se neprojeví.

  10. Zpřístupnění a zpracování třetími osobami

    1. Za účelem splnění povinností plynoucích ze smlouvy o poskytování poradenství v oblasti pojištění a za účelem zprostředkování produktů a služeb předává OVB osobní údaje Klientů následujícím zpracovatelům (dále jen „partnerské společnosti“):

      • finanční poradci OVB;
      • Allianz penzijní společnost, a.s., IČ: 25612603, se sídlem: Praha 8, Ke Štvanici 656/3, PSČ 186 00;
      • Allianz pojišťovna, a.s., IČ: 47115971, se sídlem: Praha 8, Ke Štvanic i 656/3, PSČ 186 00;
      • Amundi Czech Republic, investiční společnost, a.s., IČ: 60196769, se sídlem: Dlouhá 713/34, Staré Město, 110 00 Praha 1;
      • AXA investiční společnost a.s., IČ: 64579018, se sídlem: Praha 2, Lazarská 13/8, PSČ 120 00;
      • AXA penzijní společnost a.s., IČ:61859818, se sídlem: Úzká 488/8, Trnitá, 602 00 Brno;
      • AXA pojišťovna a.s., IČ: 28195604, se sídlem: Praha 2, Lazarská 13/8, PSČ 120 00;
      • AXA životní pojišťovna a.s., IČ: 61859524, se sídlem: Praha 2, Lazarská 13/8, PSČ 120 00;
      • Conseq Investment Management, a.s., IČ: 26442671, se sídlem: Rybná 682/14, Staré Město, 110 00 Praha 1;
      • Conseq penzijní společnost, a.s., IČ: 27916430, se sídlem: Rybná 682/14, Staré Město, 110 00 Praha 1;
      • Česká podnikatelská pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, IČ: 63998530, se sídlem: Praha 8, Pobřežní 665/23, PSČ 186 00;
      • Česká pojišťovna ZDRAVÍ, a.s., IČ: 49240749, se sídlem: Na Pankráci 1720/123, Nusle, 140 00 Praha 4;
      • Česká pojišťovna, a.s., IČ: 45272956, se sídlem: Praha 1, Spálená 75/16, PSČ 113 04;
      • Česká spořitelna – penzijní společnost, a.s., IČ: 61672033, se sídlem: Praha 4, Poláčkova 1976/2, PSČ 140 21;
      • Česká spořitelna, a.s., IČ: 45244782, se sídlem: Praha 4, Olbrachtova 1929/62, PSČ 140 00;
      • Českomoravská stavební spořitelna, a.s., IČ: 49241397, se sídlem: Praha 10, Vinohradská 3218/169, PSČ 100 17;
      • Československá obchodní banka, a.s., IČ: 0001350, se sídlem: Praha 5, Radlická 333/150, PSČ 150 57;
      • ČSOB Penzijní společnost, a. s., člen skupiny ČSOB, IČ: 61859265, se sídlem: Praha 5, Radlická 333/1 50, PSČ 150 57;
      • ČSOB Pojišťovna, a.s., člen holdingu ČSOB, IČ: 45534306, se sídlem: Masarykovo náměstí 1458, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice;
      • D.A.S. Rechtsschutz AG, pobočka pro ČR, IČ: 3450872, se sídlem: Vyskočilova 1481/4, Michle, 140 00 Praha 4;
      • Generali Investments CEE, investiční společnost, a.s., IČ: 43873766, se sídlem: Na Pankráci 1720/123, Nusle, 140 00 Praha 4;
      • Generali Pojišťovna, a.s., IČ: 61859869, se sídlem: Bělehradská 299/132, Vinohrady, 120 00 Praha 2;
      • Hypoteční banka, a.s., IČ: 13584324, se sídlem: Radlická 333/150, Radlice, 150 00 Praha 5;
      • J & T BANKA, a.s., IČ: 47115378, se sídlem: Praha 8, Pobřežní 297/14, PSČ 186 00;
      • KB Penzijní společnost, a.s., IČ: 61860018, se sídlem: náměstí Junkových 2772/1, Stodůlky, 155 00 Praha 5;
      • Komerční banka, a.s., IČ: 45317054, se sídlem: Praha 1, Na Příkopě 33, čp. 969, PSČ 114 07;
      • Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, IČ: 47116617, se sídlem: Praha 8, Pobřežní 665/21, PSČ 186 00;
      • mBank S.A., organizační složka, IČ: 27943445, se sídlem: Sokolovská 668/136d, Karlín, 186 00 Praha 8;
      • MetLife Europe d.a.c., pobočka pro Českou republiku, IČ: 3926206, se sídlem: Purkyňova 2121/3, Nové Město, 110 00 Praha 1;
      • NN Penzijní společnost, a.s., IČ: 63078074, se sídlem: Praha 5 – Smíchov, Nádražní 344/25, PSČ 150 00;
      • NN životní pojišťovna N.V., pobočka pro Českou republiku, IČ: 40763587, se sídlem: Nádražní 344/25, Smíchov, 150 00 Praha 5;
      • Penzijní společnost České pojišťovny, a.s., IČ: 61858692, se sídlem: Na Pankráci 1720/123, Nusle, 140 21 Praha 4;
      • Pojišťovna České spořitelny, a.s., Vienna Insurance Group, IČ: 47452820, se sídlem: náměstí Republiky 115, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice;
      • Raiffeisen stavební spořitelna a.s., IČ: 49241257, se sídlem: Praha 3, Koněvova 2747/99, PSČ 130 45;
      • Raiffeisenbank a.s., IČ: 49240901, se sídlem: Praha 4, Hvězdova 1716/2b, PSČ 140 78;
      • Sberbank CZ, a.s., IČ: 25083325, se sídlem: U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Praha 5;
      • UniCredit Bank Czech Republic and Slovakia, a.s., IČ: 64948242, se sídlem: Praha 4 - Michle, Želetavská 1525/1, PSČ 140 92;
      • UNIQA pojišťovna, a.s., IČ: 49240480, se sídlem: Praha 6, Evropská 136/810, PSČ 160 12;
      • Wüstenrot – stavební spořitelna a.s., IČ: 47115289, se sídlem: Na Hřebenech II 1718/8, Nusle, 140 00 Praha 4;
      • Wüstenrot hypoteční banka a.s., IČ: 26747154, se sídlem: Na Hřebenech II 1718/8, Nusle, 140 00 Praha 4.

    2. Za účelem zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů a splnění zákonných povinností při ukládání a archivaci a dalších činnostech zpřístupňuje OVB osobní údaje Klientů následujícím zpracovatelům:

      • TRILIMI s.r.o., IČ: 24266507, se sídlem: U Zvonařky 994/15, Vinohrady, 120 00 Praha 2;
      • AppToCloud Services s.r.o., IČ: 3028615, se sídlem: Thámova 166/18, Karlín, 186 00 Praha 8;
      • COMPAREX CZ s. r.o., IČ: 63077124, se sídlem: Evropská 2588/33a, Dejvice, 160 00 Praha6;
      • Český obchodní servis, s.r.o., IČ: 28693370, se sídlem: Most, Stavbařů 32, PSČ 434 01;
      • Daktela s.r.o., IČ: 27232263, se sídlem: Praha 3, Pod Krejcárkem 975, PSČ 130 00;
      • Dial Telecom, a.s., IČ: 28175492, se sídlem: Praha 8 – Karlín, Křižíkova 36a/237, PSČ 186 00;
      • Grafton Recruitment s.r.o., IČ: 62583344, se sídlem: Na Poříčí 1079/3a, Nové Město,´110 00 Praha 1;
      • Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r.o., IČ: 00176150, se sídlem: Žarošická 4395/13, Židenice, 628 00 Brno;
      • O2 Czech Republic a.s., IČ: 60193336, se sídlem: Praha 4 – Michle, Za Brumlovkou 266/2, PSČ 140 22;
      • Progress marketing, s.r.o., IČ: 28674022, se sídlem: Most, Višňová 666/28, PSČ 434 01;
      • RICOH Czech Republic s.r.o., IČ: 48117820, se sídlem: Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4;
      • T-Mobile Czech Republic a.s., IČ: 64949681, se sídlem: Tomíčkova 2144/1, Chodov, 148 00 Praha 4;
      • Screening Solutions s.r.o., IČ: 27120350, se sídlem: Praha 1 – Josefov, Kaprova 15/11, PSČ 110 00;
      • Jindřiška Dvořáková, IČ: 6882293, se sídlem: Václava Trojana 1484/6, 104 00, Praha 10 – Uhříněves;
      • TARAKAN, a.s., IČ: 29056039, se sídlem: Kodaňská 1441/46, Vršovice, 101 00 Praha 10;
      • Elanor spol. s r.o., IČ: 15887219, se sídlem: Praha 10, Kodaňská 144 1/46, PSČ 100 00;
      • Mgr. TOMÁŠ KRATOCHVÍL, advokátní kancelář, IČ: 70783811, se sídlem: Hradčanské náměstí 61/11, 118 00 Praha 1;
      • Advokátní kancelář Bureš & Bureš s.r.o., IČ: 4625374, se sídlem: Na Příkopě 859/22, Nové Město, 110 00 Praha 1;
      • PRK Partners s.r.o. advokátní kancelář, IČ: 26692392, se sídlem: Jáchymova 26/2, Staré Město, 110 00 Praha 1;
      • Finio a.s., IČ: 27877370, se sídlem: Praha 6 – Dejvice, Evropská 657/120, PSČ 160 00;
      • Iron Mountain Česká republika s.r.o., IČ: 25064631, se sídlem: Zahradní 105, 252 61 Jeneč;
      • OVB Holding AG, IČ: HR B 34649, se sídlem: Heumarkt 1, 50667, Köln, Spolková republika Německo

  11. Předávání osobních údajů do jiných zemí

    1. Vzhledem k tomu, že mateřská společnost OVB je společností založenou podle práva Německé spolkové republiky a tam má i své sídlo, osobní údaje Klientů jsou předávány vrámci komunikace OVB s mateřskou společností do Spolkové republiky Německo.
    2. Předávané o sobní údaje slouží pouze k dohledu nad činností OVB ze strany její mateřské společnosti a ke statistickým účelům, údaje jsou předávány pouze vrámci skupiny a je jim poskytnuta stejná ochrana a míra zabezpečení jako v případě jejich zpracování na území České republiky.

  12. Povinnosti Klienta

    1. Za účelem zpracovávání přesných a pravdivých osobních údajů jste povinni informovat nás o změně svých osobních údajů.

Celý obsah informačního memoranda - Rozbalit jako PDF

 
Cookie je malý textový dokument, který je kopírován na Váš hard disk z webové stránky. Cookies nezpůsobují žádné poškození Vašeho počítače, ani neobsahují žádné viry. Cookies z naší stránky nesbírají žádná Vaše osobní data. Používání cookies můžete kdykoli zakázat v nastavení Vašeho prohlížeče. Cookies na našich stránkách jsou používány pouze po dobu Vaší návštěvy pro zaručení anonymity, statistické potřeby a zlepšení rozhraní pro uživatele.
Okay